Toutes les opportunités pour une insertion sociale réussie.

A la découverte du télésecrétariat ou secrétariat à distance

202

Le métier de secrétaire indépendante est le premier auquel on pense lorsqu’on parle de télétravail.

Le télétravail peut concerner de nombreuses autres activités mais il est vrai que le secrétariat est une de celles les plus pratiquées. Le métier de secrétaire présente toutes les caractéristiques d’une activité que l’on peut faire de chez soi.

Il suffit d’un ordinateur et d’un traitement de texte, d’un fax, d’un téléphone portable, d’une connexion à Internet et d’envoyer à ses clients les documents réalisés en pièce jointe d’un mail.

Mais cette apparente simplicité cache en réalité de nombreuses difficultés qu’il faut surmonter pour en vivre. La principale difficulté réside naturellement dans la recherche de clients.

Respectons la démarche indispensable pour pouvoir proposer une prestation vendable.

Il faut d’abord réfléchir à l’offre que l’on souhaite proposer, dans le détail, afin d’en voir les points forts, les atouts et de pouvoir communiquer efficacement.

Mais pourquoi se casser la tête alors que le secrétariat est un métier bien défini, dont tout le monde connaît les caractéristiques et l’utilité ?

Une personne connaissant la dactylographie, les règles de mise en page, avec une bonne orthographe met son savoir-faire au service d’une personne (dans une entreprise ou pour un particulier) pour réaliser des documents soignés.

Pourquoi réfléchir plus avant à son offre alors que l’essentiel est dit ?

Parce qu’une offre sans qualités particulières n’intéressera personne. Lorsqu’on achète un pull on n’achète pas uniquement un vêtement qui tient chaud mais un style, une apparence, son image, etc…

L’acheteur d’une voiture ne regarde pas uniquement les quatre roues, le volant et le moteur, mais un standing, une couleur etc… C’est la même chose pour le secrétariat,

Il faut vendre une idée, une économie, une qualité, une simplification etc…

Et pour ne pas utiliser des arguments commerciaux passe-partout (travail de qualité, prix étudiés)

Il faut avoir réfléchi aux atouts de son offre.

Pour cela commencez par recenser vos savoir-faire spécifiques.

Vous avez travaillé dans une entreprise du bâtiment, dans un cabinet médical, dans une banque, chez un notaire. Dans chaque cas vous avez accumulé des compétences différentes qui n’intéresseront pas les mêmes personnes. Vous connaissez un vocabulaire spécifique, vous connaissez la culture de ce secteur économique. Ces compétences particulières intéressent les entreprises de ce secteur.

Insistez sur ces atouts pour convaincre les prospects.

Ne cherchez pas à travailler pour toutes les entreprises mais uniquement pour celles auxquelles vous pouvez apporter une vraie valeur ajoutée, par votre expérience.

Une fois ces atouts identifiés, proposez une offre attrayante.

Par exemple une secrétaire qui vise les entreprises du bâtiment pourra expliquer qu’elle rédigera les devis de son client, sur les indications qu’il lui dicte par téléphone portable, directement sur le site où doit avoir lieu le chantier. Une secrétaire médicale insistera sur sa connaissance des termes médicaux et sur le respect absolu du secret médical.

Etc.

Une fois les prospects identifiés, expliquez leur votre mode de fonctionnement et les avantages que cela comporte pour vos clients.

  • Pas besoin d’embaucher, une prestation bon marché.
  • Une très grande disponibilité.
  • Une grande vitesse.
  • Et tout cela seulement une heure par jour si le client le souhaite.

Mission d’une télésecrétaire

Une télésecrétaire médicale, chargée de clientèle ou secrétaire de comptable est capable de :

  • gérer à distance l’agenda professionnel compte-rendu pour un médecin,
  • gestion des appels téléphoniques quotidiens
  • saisir un devis pour un artisan,
  • enrichir un tableau de bord ou encore de lancer une campagne de mailing.

Son principal objectif est de répondre aux besoins de sa clientèle et la satisfaire au mieux en lui apportant des prestations de qualité, en respectant ses engagements et en tenant ses délais.

Un éventail de services même si vous avez une assistante !

Même si vous disposez déjà d’une assistante, en tant que télésecrétaire, elle peut prendre en charges vos urgences en cas de surplus de travail, d’arrêt maladie ou de congés maternité. Elle sera là dans le but de faciliter votre quotidien en vous permettant d’externaliser à moindre coût votre gestion administrative.

La meilleure alternative pour les entreprises

Les petites entreprises et beaucoup d’indépendants n’ont pas forcément une charge de travail administratif conséquente pour pouvoir embaucher une secrétaire. La solution pour gérer leur agenda en ligne est de faire appel aux services de télésecrétariat.

Qualité de la télésecrétaire

Une bonne télésecrétaire est généralement une personne toujours disponible, souriante, réactive et toujours à l’écoute d’autrui. Tout au long de la réalisation de son travail elle doit se montrer compréhensive et dynamique. Toutes les tâches fastidieuses qui puissent nuire à votre productivité, peuvent être léguées à un télésecrétariat à distance qui les réalisera en bonne et due forme.

Le contrat de secrétariat externe

Le prestataire externe choisi doit être lié à ses clients par un contrat de prestation qui peut également plus simplement se formaliser par la signature d’un devis et/ou d’un bon de commande assortis de conditions générales de prestations.  Les différentes missions que vous souhaitez lui accorder y seraient mentionnées avec leurs tarifs respectifs :

  • Frappe de documents, mise en forme, relecture et correction
  • La facturation et les relances de paiement
  • Permanence téléphonique externalisée
  • L’organisation d’évènement
  • Conception et mise à jour de base de données
  • Assistance administrative (suivi des dossiers) et commerciales (suivi des relations clients).

La Rédaction.

FORMATION/ ENTREPRISE DE TELESECRETARIAT CLE EN MAIN

Vous souhaitez vous former , acquérir votre entreprise de sécrétariat à domicile, alors contactez-nous sans plus tarer.

E-mail: info@guichetautoemploi.com

Whatsapp: +225 0842 0858